1. Разработка порядка ведения данных в электронном виде для оптимизации процессов организации

У вас есть задачи или вы осуществляете деятельность, по которой не формируете данные, в том числе в электронном виде, - значит есть пространство для оптимизации процессов.

Наша команда не только осуществляет предоставление и сопровождение Модуля формирования данных, но и под ваши потребности обеспечит разработку порядка ведения данных в электронном виде, который обеспечит оптимизацию вашей деятельности.

Мы продемонстрируем вам измеримые эффекты для принятия решения перевода ведения данных в соответствии с разработанным CodexProj порядком.

По соответствующим процессам деятельности данные будут вестись в Модуле, что позволит вам уменьшить расходы и/или увеличить доходы.

Порядок взаимодействия
Этап 1. Предпроектное обследование
Результат:
Согласованный Отчет
1. Заказчик в свободной форме направляет информацию и/или материалы, в которых представлено описание процессов деятельности, а также имеющиеся требования, пожелания к составу формируемых данных, отображаемым показателям в аналитических формах ведения данных
2. Направляются действующие учетные формы (при наличии).
3. На основании взаимодействия Исполнитель разрабатывает Отчет с отражением информации:
  • состав вносимых, загружаемых данных;
  • способ передачи данных в Модуль (внесение, загрузка);
  • использование справочников и классификаторов, форматно-логический контроль внесения, загрузки данных;
  • периодичность передачи данных;
  • способ расчета показателей;
  • состав отображаемых показателей;
  • способ и условия уведомления пользователей о необходимости передачи данных;
  • способ и условия уведомления при достижении показателями определенных значений;
  • необходимый срок реализации ведения аналитических форм в Модуле
  • получаемый Заказчиком эффект
Этап 2. Проектирование аналитических форм
Результат:
Согласованные аналитические формы;
Согласованный Регламент ведения данных
1. Разработка проектов аналитических форм и Регламента ведения данных
2. Согласование аналитических форм и Регламента ведения данных
Этап 3. Реализация, ввод в эксплуатацию
Результат:
Согласованные аналитические формы;
Согласованный Регламент ведения данных
Реализация в Модуле ведения аналитических форм в соответствии с утвержденными формами и Регламентом ведения данных
Получить услугу
Примеры порядка ведения данных в электронном виде для оптимизации процессов

1. Организации имеет более 50-ти филиалов и обеспечивает их недвижимым имуществом (помещениями), в том числе: собственность, аренду, коворкинг.


В ИТ-системе для бухгалтерского учета не отражаются все данные для эффективного управления, например, ежемесячное изменение численности работников, находящихся в офисах с учетом удаленного и комбинированного способа работы, привязка количества работников к кабинетам и рабочим местам.


CodexProj разработал и внедрил порядок ведения данных в Модуле, который обеспечил экономический эффект для заказчика и позволил в дальнейшем эффективно управлять имуществом, в том числе:


По итогам запуска Модуля было, в том числе обеспечено:

  • часть площади, которая находилась в собственности и не использовалась, стала предоставляться в аренду

  • от аренды неиспользуемых площадей или с «завышенным» количеством к работникам отказались

  • где площадь в кабинетах на работника была ниже, но имелись свободные площади и не используемые для кабинетов, они переоборудованы под кабинеты

Результат оптимизации помещений в виде отношения площади к работнику (до оптимизации составлял от 3,40 м2 до 9,40 м2., после: от 5 м2 до 7,3 м2.), а эффект экономии более 11 млн руб. в год





2. Организация регулярно осуществляла расходы на обучение сотрудников для повышения эффективности своей деятельности.


В ходе разработки порядка ведения данных в электронном виде и перевода ведения данных об обучении, в том числе результатах дальнейшей работы сотрудников в организации, было выявлено:

  • факт обучения не влиял не результативность деятельности сотрудников;

  • зачастую происходило увольнение работников в течение короткого времени после их завершения.

Таким образом, отсутствие ведения данных в организации обеспечило «непрозрачность» расходов организации на обучение сотрудников.

На основании разработки порядка ведения данных посредством Модуля были оптимизированы процессы и «прозрачность» обучения, в том числе:

  • внедрена корреляция между предметом обучения работников и его должностными функциями;

  • контроль возмещения расходов на обучение работниками в случае досрочного увольнения по инициативе работника.

2. Предоставление типового «Регламента ведения данных» и консультирование по его адаптации».

Компании CodexProj очень важно, чтобы заказчики не только исключали в деятельности ведение ручных данных и все процессы были в электронном и структурированном виде, но и переход проходил с минимальными трудозатратами и максимально быстро.


CodexProj разработал типовой «Регламента ведения данных» и безвозмездно готов оказывать консультации по его адаптации в организации.


Принятие "Регламента ведения данных" в любой удобной для организации форме решит основные вопросы по обеспечению ведения данных в электронном виде. 


Типовой «Регламент ведения данных», включает шаблон и формат отражения следующих процессов: 

  • состав формируемых данных;

  • способ передачи данных (внесение, загрузка, интеграция с ИТ-системами);

  • использование справочников и классификаторов;

  • форматно-логический контроль данных;

  • периодичность передачи данных;

  • правила расчета показателей;

  • взаимодействие между пользователями, в том числе согласование данных;

  • доступ пользователей к данным;

  • уведомления пользователей о необходимости передачи данных;

  • уведомления при достижении показателями определенных значений.


Типовой «Регламента ведения данных» доступен по ссылке


Задать вопросы вы можете удобным для вас способом: направления сведений просим направить информацию удобным для Вас способом, info@codexproj.ru, https://t.me/codexproj.